¿Cuáles son las obligaciones contables de las empresas?

¿Quieres crear una empresa, o ya la tienes, y no conoces tus obligaciones contables? Crear una empresa en España supone cumplir con una serie de obligaciones, entre las que destacan la presentación de impuestos y la llevanza de la contabilidad. En este post nos vamos a centrar en los libros contables que tienen que llevar los empresarios, para ver cuáles son y por qué es importante contar con una asesoría contable externa que te ayude a estar al día.

¿Dónde se regulan las obligaciones contables?

La obligación de realizar la contabilidad por parte de los empresarios se deriva del artículo 25 del Código de Comercio, que establece lo siguiente:

1. Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su Empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.

2. La contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquéllos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario.

Por lo tanto, según el Código de Comercio:

• Se deberán llevar 3 libros contables: inventario, cuentas anuales y diario.
• La contabilidad se puede llevar por otras personas (una asesoría contable) o por el empresario.

Los libros contables al detalle

Tal y como decíamos en el anterior apartado, los libros contables que regula el Código de Comercio son los siguientes:

• El libro diario. Es el libro en el que se incluyen de forma cronológica, diariamente, el importe de las operaciones que realiza la empresa con su actividad.
• El libro de inventario y cuentas anuales. Este libro se abre con un balance inicial que es el primer estado contable y, posteriormente, se transcriben de forma trimestral las sumas y saldos y balances de comprobación (segundo estado contable). En el libro de inventario se basan el inventario anual del cierre del ejercicio (tercer estado contable) y las cuentas anuales (último estado contable).

Los libros anteriores son obligatorios, pero también se pueden llevar otros libros que no lo son y que dependerán del sistema contable que utilice la empresa o de la actividad que realice.

Además de lo anterior, en el caso de las sociedades, se deberán llevar otros libros no contables como: el libro de actas, el libro de acciones nominativas en la S.A. y el libro de registro de socios en la S.L.

La legalización de los libros contables

Los libros contables que hemos detallado en el anterior apartado, deben ser legalizados en el Registro Mercantil que corresponda al domicilio de la sociedad. El plazo para realizar la legalización es de cuatro meses desde la fecha de cierre del ejercicio, es decir, para el caso en que el ejercicio coincida con el año natural, que finaliza el 31 de diciembre, la legalización se tendrá que hacer el antes del 30 de abril del año siguiente.

Conservación de libros

Por aplicación de la Ley General Tributaria, los libros contables deben ser conservados durante 6 años desde su último asiento.

La obligación de conservación también se aplica en el caso de que el empresario haya cesado en la realización de su actividad.

¿En qué casos es obligatorio mostrar los libros contables?

Se considera que los libros contables de los empresarios son secretos pero, pueden darse algunos casos donde sea necesario conocer su contenido, por ejemplo:

• Cuando se produce una sucesión universal
• En el caso en que se liquide una sociedad
• Si se realiza un expediente de regulación de empleo en la empresa
• En el caso en que los socios o representantes legales de los trabajadores tengan derecho a examinar de forma directa los libros contables.
• Cuando la persona a la que pertenecen tiene una responsabilidad en un asunto en el que se pide la exhibición.

La llevanza de la contabilidad es obligatoria y el incumplimiento de la obligación puede suponer que Hacienda imponga sanciones en función de la infracción que se cometa (leve, grave o muy grave).

¿Cómo te puede ayudar la asesoría contable de LEIALTA?

A pesar de la obligación legal de llevar la contabilidad de forma correcta algunas empresas cometen errores que se van arrastrando a lo largo del tiempo y que pueden influir en la actividad de la empresa, en los impuestos que se pagan y, sobre todo, en las decisiones que se toman.

Como consecuencia de lo anterior, en el marco de la asesoría de empresas integral que prestamos en LEIALTA, destacamos el servicio de asesoría contable.

La contabilidad que realizamos es de tipo analítico, por lo que se trata de una forma más avanzada y que aporta más información sobre la empresa, lo que facilita los procesos de toma de decisiones, porque se utilizan datos correctos y actualizados.

Los profesionales de LEIALTA tienen titulaciones específicas en cada área y una experiencia dilatada en la asesoría de empresas. ¿Quieres conocerlos?