Si quieres crear una sociedad en España debes cumplir una serie de normas fiscales, legales, contables y mercantiles. Una de las preguntas más frecuentes que suelen hacer las empresas que desean establecerse en España es si pueden gestionar la contabilidad desde el extranjero. En este post queremos hablarte de esta posibilidad, de qué requisitos se deben cumplir y de cómo gestionarla correctamente.
¿Qué obligaciones contables existen en España?
Una sociedad mercantil, por aplicación de las normas españolas, entre otras el Código de Comercio, debe llevar la contabilidad ordenada de su negocio. La contabilidad sirve para varias cosas:
- Para que el propio empresario conozca la situación de la empresa en cada momento y pueda tomar decisiones estratégicas.
- Para poder cumplir con las obligaciones fiscales, puesto que el pago de impuestos como el Impuesto sobre Sociedades o el IVA, se basan en la contabilidad de la empresa.
- Para cumplir las obligaciones contables.
Las principales obligaciones contables que debe cumplir un empresario son las siguientes:
- Realizar el seguimiento de los libros contables. Son los siguientes:
- Libro de inventario y cuentas anuales, que deberá incluir un balance inicial detallado. Además, cada trimestre se deben elaborar los balances de comprobación.
- Libro diario. Incluye las operaciones relativas a la actividad de la empresa y es fundamental para la liquidación del IVA.
- Otros libros como:
- Libro de actas.
- Libro registro de acciones nominativas.
- Libro registro de socios en sociedades de responsabilidad limitada.
- Libro de contratos con el socio único en las sociedades unipersonales.
- Conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los demás justificantes relativos a la empresa, ordenados y durante un plazo de seis años desde que se produjo el último asiento.
- Elaborar y aprobar las cuentas anuales. Se elaboran y aprueban al final de cada año e incluyen: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.
¿Puedes gestionar la contabilidad de la empresa establecida en España desde el extranjero?
La respuesta es que sí, pero tendrás que cumplir los requisitos locales establecidos por la normativa española que son los siguientes:
- La contabilidad debe hacerse en español Gaap, en euros y en idioma español. Por lo tanto, son obligatorios el mapeo al español desde el Gaap local y la traducción al español.
- Los libros de contabilidad se pueden elaborar en un idioma distinto al español, pero a la hora de preparar las cuentas anuales para su presentación en el Registro Mercantil español, deberán traducirse.
- Los libros obligatorios, que son los que hemos visto anteriormente (libro diario, libros oficiales y cuentas anuales) deben mantenerse en formato papel o electrónico durante un plazo de seis años desde su presentación en el Registro Mercantil.
- Los libros no obligatorios (libro mayor, libros de IVA y otra documentación complementaria) pueden realizarse electrónicamente donde se estime conveniente, siempre y cuando estén a disposición de la Agencia Tributaria española cuando lo requiera.
- La documentación fiscal deberá mantenerse durante un plazo de cuatro años, que es el plazo de prescripción de los impuestos, con carácter general.
- La normativa española relativa a los libros contables no especifica dónde y cómo conservar la documentación, por lo que puede estar en cualquier lugar, siempre y cuando ese lugar sea accesible a las autoridades españolas en el caso en que soliciten acceso.
- Por lo que se refiere a las facturas, en el supuesto en que la empresa quiera conservarlas fuera de España, deberá hacerlo utilizando medios electrónicos que garanticen el acceso completo al sistema informático (almacenamiento remoto) a la Agencia Tributaria española. Por otro lado, será obligatorio informar que se van a utilizar el almacenamiento remoto y medios electrónicos.
¿Qué trabajos se pueden realizar desde fuera de España?
Los trabajos que se pueden realizar desde fuera de España respecto a una sociedad creada en España por una entidad extranjera son los siguientes:
- Contabilidad general, cuenta a pagar, cuenta por cobrar, cuentas generales, procesamiento de activos fijos, procesamiento de reclamación de gastos.
- Cumplimientos de obligaciones fiscales en general, es decir, preparación y presentación del IVA y del Impuesto sobre Sociedades, siempre y cuando la empresa tenga el certificado electrónico disponible en España
En definitiva, cualquier empresa creada en España por una entidad extranjera puede gestionar y mantener la contabilidad, preparar impuestos y administrar la empresa desde fuera de España siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos por la normativa española.
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