¿Te preocupa la continuidad de tu negocio y necesitas tomar decisiones rápidas? En este post te contamos cómo puede ayudarte un cuadro de mando básico, qué es y qué ventajas tiene.
En un coche tenemos un cuadro de mando desde el que se controlan los principales indicadores del vehículo: velocidad, gasolina, aceite, temperatura. En una empresa también es importante tener una visión global de todo lo que está sucediendo en el negocio, para tomar las decisiones más acertadas. Por ejemplo, es importante que una empresa tenga indicadores que le anuncien, con una cierta antelación, que el negocio no va bien, para que pueda actuar con tiempo.
¿Qué es el cuadro de mando básico?
Por lo general, en las empresas se utilizan informes financieros para conocer la situación, pero esos informes requieren una gran inversión de tiempo y esfuerzo para recopilar los datos necesarios. El cuadro de mando de una empresa es una herramienta que ayuda a recopilar y analizar los datos de forma automatizada.
Por lo tanto, se puede definir el cuadro de mando de una empresa como una representación gráfica de los principales KPIS (indicadores) que se relacionan con los objetivos de la organización.
¿Qué características debe tener un Cuadro de Mando para ser efectivo?
Si no elegimos bien los elementos o características del Cuadro de Mando, este no será de utilidad. Algunas de las características básicas que debe tener son las siguientes:
- Cantidad adecuada de KPIs. Los KPIs (indicadores clave de rendimiento) que elijas deben ser los adecuados y no ser excesivamente numerosos. Debes elegir solo aquellos que sean necesarios para tomar decisiones.
- Fácil interpretación. Cuando un cuadro de mando está bien confeccionado la persona que debe tomar una decisión sobre la empresa debe ser capaz de interpretarlo de forma sencilla. Es decir, debe ser breve, utilizar un lenguaje comprensible para quien lo analiza y ser bastante visual.
- Inclusión de análisis de datos. Un cuadro de mando financiero-económico debe hacer un análisis de los datos. Por ejemplo, si ha disminuido el nivel de ventas de la empresa debe explicar el origen de esa reducción, las acciones que se pueden tomar para evitar que continúe y los efectos que puede tener esa disminución en la compañía.
¿Qué tener en cuenta al elaborar un cuadro de mando de una empresa?
Ya hemos visto los elementos que debe contener el cuadro de mando, pero para desarrollarlo hay que considerar una serie de cuestiones como las siguientes:
- Quién es el destinatario. No es lo mismo que sea un responsable de ventas que el CEO de la empresa, por ejemplo. Las necesidades del destinatario marcarán el contenido del cuadro de mando.
- Qué información se debe mostrar. Conocer al destinatario nos ayudará a saber qué datos incluir el en cuadro de mando. Esos datos deben ser relevantes para la empresa por estar relacionados con sus objetivos estratégicos. No podemos olvidar que la información debe estar resumida y que si el destinatario del cuadro de mando necesita información adicional sobre algún aspecto, se podrá elaborar un informe concreto.
- Qué lenguaje utilizar. Es importante que la información esté bien definida y sea comprensible. Es aconsejable explicar los KPIs que se han utilizado para medir y por qué.
- Dónde colocar cada elemento. La clave es que de una simple visualización se pueda saber el estado del negocio. Es importante evitar la sobrecarga de información y ordenar los datos para que sean comprensibles.
- Forma de representar los datos con gráficos. Para que el cuadro de mando sea visual se pueden utilizar gráficos de diversos tipos. Por ejemplo, si se quieren comparar datos de un mismo indicador en diferentes años se suelen utilizar gráficos de barras, sin embargo, cuando analizamos tendencias son más visuales los gráficos de líneas. Finalmente, los gráficos circulares, son adecuados cuando se habla de porcentajes, por ejemplo.
- Uso de imágenes y de colores. Las imágenes que se utilicen deben estar orientadas también a facilitar la compresión y visualización del cuadro de mando. Los colores serán los corporativos y tendrán que ayudar a la comprensión del cuadro de mando.
- Dinamización del cuadro de mando. Un cuadro de mando puede ser dinámico de manera que se puedan utilizar filtros para ver, por ejemplo, la situación de una línea de producto concreta o se pueden incluir enlaces a informes más extensos sobre algunos elementos.
- Soporte utilizado para ver el cuadro de mando. El uso de Internet nos permite ver información de la empresa en casi cualquier dispositivo, por lo que el formato del cuadro de mando se debe adaptar para que se vea bien en un móvil, en la pantalla de un ordenador o en una gran pantalla.
Ta y como has visto un cuadro de mando de una empresa puede ayudarte a hacer un seguimiento de la consecución de los objetivos del negocio, a fijar los indicadores para saber cómo está la compañía, a identificar problemas y a tomar decisiones sobre datos fiables.
Para poder elaborarlo es importante contar con la ayuda de una asesoría de empresas que cuente con un servicio de asesoramiento financiero y contable. No solo será un asesor externo sino una parte importante de la estrategia empresarial de la organización.
