Si alguno de tus empleados se desplaza fuera de la empresa y quieres compensar el desplazamiento le tendrás que pagar una dieta, pero ¿Cómo se reflejan las dietas en la nómina?, ¿De quién es la obligación de justificar las dietas?, ¿Hay dietas exentas de cotización? En este artículo resolvemos todas estas dudas.
¿Qué son las dietas en nómina?
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Las dietas en la nómina aparecen bajo el concepto de percepciones extrasalariales, tienen una finalidad indemnizatoria y son un medio de compensar al trabajador en concepto de comida, transporte o pernocta, siempre y cuando estos conceptos se puedan justificar en base a la actividad de la empresa.
En concreto, las dietas se regulan en el artículo 40.6 del Estatuto de los trabajadores que establece lo siguiente:
Por razones económicas, técnicas, organizativas o de producción, o bien por contrataciones referidas a la actividad empresarial, la empresa podrá efectuar desplazamientos temporales de sus trabajadores que exijan que estos residan en población distinta de la de su domicilio habitual, abonando, además de los salarios, los gastos de viaje y las dietas.
Además, las dietas se regulan en los Convenios Colectivos, y en la Ley y el Reglamento del IRPF.
Ejemplos de nómina con dieta laboral
- Dietas por gastos de kilometraje o desplazamiento: bono de transporte público, billetes de tren, autobús o avión, gasolina, factura de taxi, aparcamiento, etc.
- Dietas por gastos de estancia y alojamiento: restaurantes, hoteles, apartamentos, etc.
¿Las dietas en la nómina están exentas de cotización?
Las dietas en la nómina, como decíamos anteriormente, son percepciones extrasalariales y, por lo tanto, están exentas de IRPF, como resultado, el salario del empleado aumentará al igual que su poder adquisitivo.
Sin embargo, es esencial que se obtengan y conserven todos los justificantes relativos al gasto del que se trate: tipo de gasto, fecha y hora, importe y fecha de la factura. Es importante que tanto el empleado como el trabajador guarden todos los justificantes puesto que la Agencia Tributaria podría reclamarlos para hacer una comprobación. Además, la empresa deberá justificar que el desplazamiento se ha realizado por motivos laborales relacionados con la actividad de la empresa.
Por lo que respecta a la cotización en la Seguridad Social de las dietas, se refiera a ella el artículo 147.2 apartados a y b de la Ley General de la Seguridad Social que establece que no se computarán en la base de cotización los siguientes conceptos:
- Asignaciones para gastos de locomoción del trabajador que se desplace fuera de su centro de trabajo cuando utilice transporte público.
- Asignaciones para gastos de locomoción no comprendidas en el apartado anterior y gastos de manutención y estancia en un municipio distinto al del lugar de trabajo o del de la residencia habitual del empleado.
Como consecuencia de todo lo anterior, las dietas no están incluidas, si cumplen los requisitos que hemos visto, en los descuentos de las nóminas de los trabajadores (es decir, en las deducciones).
¿Cómo se pagan las dietas por la empresa?
Las dietas tienen dos formas de abonarse por parte de la empresa:
- Pago indirecto de dietas. En este caso la empresa se ocupa de todos los pagos y las gestiones para los billetes de avión y el alojamiento del empleado.
- Pago directo de dietas. En este caso el empleado paga todo lo relativo al desplazamiento y aporta los justificantes de los gastos a la empresa para que esta, posteriormente, le abone el importe a través de la nómina. También es posible que se le asigne al trabajador un importe diario para dietas y se incluya en cada nómina.
¿Cómo controlar y gestionar las dietas de tus empleados?
Los responsables de recursos humanos y los propietarios de empresas deben saber cómo gestionar correctamente las dietas de los empleados y, para ello, puede seguir las siguientes pautas:
- Elabora una política de gastos. De esta forma, la manera de gestionar cada gasto quedará mucho más clara. Puedes establecer los casos en los que se pagarán las dietas, la forma de justificar cada gasto y la manera de abonar las dietas.
- Utiliza una herramienta tecnológica de gestión de recursos humanos. La gestión de las dietas se puede automatizar a través de un software de recursos humanos que elabore las nóminas sin errores.
- Colabora con una asesoría de empresa. Una consultoría empresarial como LEIALTA te aportará a un equipo de profesionales en asesoramiento laboral que estudiará tu caso, elaborará las nóminas e introducirá las dietas según lo pactado con tus empleados.
En definitiva, las dietas en las nóminas son una forma de compensar a los empleados por gastos debidos a desplazamientos fuera de la empresa. Es importante controlarlos para que no se produzca un gasto excesivo y para que cada gasto quede convenientemente justificado con facturas y tickets.
