Obligaciones fiscales cuando finaliza la actividad empresarial una sociedad

¿Has decidido finalizar la actividad de tu empresa? Es habitual que una empresa tenga un periodo de vida y finalice su actividad por falta de relevo en la dirección del negocio o por dificultades económicas que impiden continuar con la compañía, entre otras razones. En estos casos se deben cumplir una serie de obligaciones fiscales para evitar cometer una infracción y que Hacienda imponga una sanción. Te contamos cuáles son esas obligaciones en este post. 

¿Por qué se produce el cese de actividad de una sociedad mercantil?

Lo primero que debemos distinguir es el término de cese de actividad, que supone la suspensión temporal de la actividad de la empresa, y la extinción de la entidad, que supone el fin de todo tipo de actividad. En el primer caso, la empresa sigue existiendo, pero está inactiva, por lo que no se disuelve ni se líquida. Esto puede deberse a diversas razones, por ejemplo, puede ocurrir que los socios quieran evitar los gastos y los trámites derivados de la liquidación y disolución de una sociedad (pago del impuesto de transmisiones patrimoniales y pago de los honorarios del notario y del registrador mercantil, entre otros gastos); puede ocurrir, también, que los socios quieran reactivar la entidad en el futuro y compensar las bases negativas que haya tenido la sociedad. 

¿Qué obligaciones fiscales debes cumplir para cesar en la actividad? 

En el caso en que quieras proceder a cesar la actividad de tu empresa debes realizar una serie de comunicaciones que son las siguientes: 

• Por una parte, tendrás que presentar la declaración censal, es decir, el modelo 036 y comunicar el cese de actividad dentro del mes siguiente a la fecha en la que se produzca. 
• Por otro lado, si tu empresa tributa en el impuesto de actividades económicas, porque factura más de más de un millón de euros al año, tendrás que comunicar también la baja en este impuesto en el mes siguiente al cese de actividad mediante el modelo 840. Recuerda que puedes solicitar por escrito que te devuelvan la parte de cuota proporcional a los trimestres completos en los que no hayas ejercido ninguna actividad. 

Por ejemplo, si tu empresa se ha dado de baja el 5 de septiembre de 2022 (durante el tercer trimestre) y ha pagado el IAE de todo el año, puedes reclamar que te devuelvan la parte correspondiente a ese último trimestre. 

Por otra parte, existen una serie de obligaciones posteriores a la comunicación del cese de actividad que son las siguientes: 

– Se mantiene la obligación de presentar el Impuesto sobre Sociedades y abonar los pagos fraccionados relativos a este impuesto y que resulten a ingresa. 

– Se deberán presentar las declaraciones periódicas relativas a la obligación de retención que tenga la empresa. 

– También se deberá presentar la declaración de IVA de aquellas facturas que se refieran a la época en la que la empresa estaba todavía activa. 

– Finalmente, también se tendrá que presentar las declaraciones informativas anuales a las que esté obligada la empresa (impuesto Sobre sociedades, impuesto sobre el valor añadido (IVA), retenciones relativas al IRPF y modelo 347, entre otros). 

Por otro lado, en el caso en que tu empresa calcule los pagos a cuenta en la modalidad de cuotas, y sepas que el primer pago a cuenta que se hará después del cese de actividad será a ingresar, puedes plantearte presentar una declaración censal en el mes de febrero y elegir el sistema de bases. De esta forma, si no has obtenido beneficio durante el año de cese, no tendrás que hacer ingreso ninguno. 

Obligaciones fiscales durante los años siguientes al cese

No obstante lo anterior, durante los años siguientes al cese de actividad de la empresa deberá seguir cumpliendo una serie de obligaciones fiscales que son las siguientes: 

• Deberás presentar el impuesto sobre sociedades todos los años hasta que se produzca la liquidación de la sociedad. 
• En el caso de que pagues facturas a profesionales y tengas que retener, deberás ingresar esa retención mediante una autoliquidación. 
• En el caso en que en el año anterior hayas facturado más de 6 millones de euros, también deberás realizar los pagos fraccionados del impuesto sobre sociedades, aunque el resultado de la cuota a ingresar sea cero. 

Junto con las obligaciones fiscales también deberás cumplir una serie de obligaciones contables hasta que la empresa se disuelva y se liquide. En este sentido, estarás obligado a seguir llevando la contabilidad, a elaborar las cuentas anuales y a depositarlas cada año en el Registro Mercantil.Por lo tanto, si has decidido optar por el cese de actividad de tu empresa debes recordar cumplir todas las obligaciones fiscales y contables para evitar sanciones. Es recomendable contar con la ayuda de una asesoría fiscal experta en empresas que te indique todos los trámites a realizar y los haga en tiempo y forma.