¿Qué es y cómo funciona el IVA en las empresas? Obligaciones fiscales

¿Qué es el IVA y cómo funciona en las empresas?

El IVA o Impuesto sobre el Valor Añadido es un impuesto indirecto que grava el consumo. Es fundamental recordar que se trata de un impuesto que se repercute al cliente final y que las empresas actúan como meras intermediarias recaudando el impuesto e ingresándolo en Hacienda.

El IVA afecta a empresas y autónomos que realizan actividades no exentas. Esto significa que la inmensa mayoría de las actividades que hace una empresa o autónomo están sujetas al IVA.

¿Quién es el obligado a pagar el IVA en Hacienda?

Como decíamos antes, en el IVA las empresas hacen de intermediarias, por lo tanto, son las empresas y autónomos los que deben ingresar el IVA, que repercuten a sus clientes a través de sus facturas, en Hacienda. Por lo tanto, la empresa emite la factura con IVA, el cliente final paga la factura con el IVA incluido, y la empresa recibe el IVA y lo ingresa en Hacienda.

¿Qué tipos de IVA existen?

Podemos diferenciar tres tipos de IVA:

– Tipo general. Es el IVA que tienen la gran mayoría de operaciones gravadas por este impuesto, tanto ventas como prestaciones de servicios. El tipo general es del 21%.

– Tipo reducido. Se aplica a determinados productos o servicios como la adquisición de una vivienda de obra nueva, los medicamentos veterinarios, el transporte de viajeros y los espectáculos deportivos, entre otros. El tipo reducido es del 10%.

– Tipo superreducido. Se aplica a productos de primera necesidad como los alimentos básicos de la cesta de la compra, la vivienda de protección oficial o los medicamentos, entre otros. El tipo superreducido es del 4%.

¿Cómo calcular y cómo se hace el IVA?

Saber cómo calcular el IVA que vas a tener que declarar en Hacienda es muy fácil, simplemente tendrás que calcular el IVA que has repercutido en las facturas relativas a las ventas que realiza tu empresa y el IVA soportado, es decir, el IVA de aquellas facturas que has recibido de los proveedores de tu empresa por las compras que has hecho.

Para que te quede claro, vamos a describir dos conceptos básicos:

– IVA repercutido. Es el IVA que cobras a tus clientes en tus facturas, que puede ser del 21%, 10% o 4%. Por ejemplo, imagina que tus honorarios por una operación son de 1.000 euros a los que hay que sumarle el IVA del 21% (210 euros), por lo que el total de la factura son 1.210 euros. La parte correspondiente al IVA (210 euros) es la que tendrás que ingresar en Hacienda posteriormente.

– IVA soportado. Es el IVA que aparece en la factura de los proveedores de tu empresa, tanto de productos como de servicios.

Ya sabes cómo calcular el IVA y ahora ¿Qué haces con el resultado? Pueden ocurrir dos cosas:

– Que el IVA repercutido sea mayor que el soportado, es decir, que el IVA sea positivo. En ese caso, tendrás que ingresar el IVA en Hacienda.

– Que el IVA soportado sea mayor que el repercutido, es decir, que el IVA sea negativo. En este caso deberás compensar, es decir, que irás arrastrando el IVA de un trimestre a otro y, a final de año, podrás solicitar la devolución a Hacienda. También existen regímenes especiales en los que se declara el IVA mensualmente y se podrá pedir la devolución mensual en el caso en que la necesites, lo veremos más adelante.

¿Cuándo se paga el IVA? Plazos de presentación de las declaraciones de IVA

Por lo general, todas aquellas empresas que facturen menos de seis millones de euros al año deberán declarar el IVA trimestralmente en los meses de abril, julio, octubre y enero. La presentación se realiza hasta el día 20 de cada uno de esos meses si el resultado es negativo o a compensar. Si la declaración tiene un resultado positivo y quieres domiciliar el pago, debes recordad que el plazo se reduce en cinco días. Si se te pasa el plazo y quieres domiciliar la cantidad a pagar lo podrás hacer a través de un código NRC que se gestiona con el banco.

En el caso en que tu empresa facture más de seis millones de euros al año, las declaraciones de IVA se presentarán mensualmente y, además, deberás aplicar el Suministro Inmediato de Información, que significa que tus libros de IVA se llevarán a través de Hacienda. En este caso, el plazo de presentación es hasta el día 30 del mes siguiente y el plazo se reduce en cinco días en el supuesto de domiciliación bancaria, si se te pasa el plazo de la domiciliación tendrás que solicitar también el código NRC al banco.

Existe una excepción a la regla general que hemos detallado anteriormente:

Si eres una empresa que factura menos de seis millones de euros, pero quieres presentar el impuesto de forma mensual voluntariamente, puedes acogerte al REDEME (Régimen de Devolución Mensual). La gran ventaja de acogerte a esta forma de declarar es que no tendrás que esperar a fin de año para pedir la devolución, en el caso de que tengas una declaración negativa.

¿Qué Modelos se utilizan para declarar el IVA?

Básicamente para declarar el IVA se utilizan dos modelos:

– El Modelo 303: es el que se utiliza para la declaración trimestral y mensual. La presentación es obligatoria y se debe hacer de forma telemática.

– El Modelo 390: se trata del resumen anual del IVA. La fecha de presentación es hasta el 31 de enero. No tiene un coste fiscal, pero es obligatorio.

¿Qué ocurre si presento la declaración del IVA fuera de plazo?

Ya sabes qué es el IVA, en qué plazo se declara y con qué Modelos, pero, ¿qué ocurre si por un error no presentas el IVA en el plazo que corresponde? Se pueden dar dos casos:

– Pagas la deuda tributaria fuera de plazo, pero antes de que Hacienda te requiera: en este caso deberás pagar un recargo de apremio que podrá ser de un 5%, 10% o 20%.

– No pagas la deuda tributaria y Hacienda te requiere: en este caso se considera que cometes una infracción tributaria que pueden ser leve, grave o muy grave. La sanción será de un 50%, 100% o 150% sobre el importe que no declaraste.

¿Debo conservar las facturas con IVA?

Las empresas están obligadas a conservar facturas, documentos y justificantes incluso después de haber presentado la declaración del periodo que corresponda. El plazo de prescripción del impuesto es de cuatro años, por lo que se deberán conservar todos los documentos durante ese plazo.

¿Cómo se recupera el IVA a devolver de una declaración?

Si quieres recuperar el IVA cuando una declaración resulta negativa, deberás esperar a la presentación del Modelo 303 del cuarto trimestre. Durante el resto de trimestres solo se podrá compensar con el siguiente. Si presentas declaraciones mensuales por estar obligado o por acogerte de forma voluntaria al REDEME, por el contrario, podrás solicitar la devolución todos los meses.

Hacienda tiene un plazo de seis meses para analizar tu caso y devolverte el dinero, por lo que si presentas la declaración en enero, es probable que la devolución la recibas en junio. Si no la recibes en ese plazo se generarán intereses de demora.

En el caso en que recibas un requerimiento de Hacienda deberás aportar todas las facturas que te soliciten de forma telemática.

Puede ocurrir que Hacienda decida inspeccionarte y para ello lo mejor es ser precavido y tener toda la documentación guardada y ordenada. Puedes hacer lo siguiente:

– Estar siempre preparado para una inspección.

– Tener los Libros de IVA cuadrados con las declaraciones presentadas.

– Disponer de todas las facturas que aparecen en los Libros de IVA.

– Verificar que las cantidades son correctas y que te has deducido aquellos que puedes y debes deducirte.

Como consecuencia de todo lo anterior, es fundamental contar con la ayuda de una asesoría fiscal experta en la tributación de empresas que te indique cómo declarar el IVA, elabore los Modelos y los presente.