Cuadros de Mando ¿Qué son? ¿Para qué sirven? ¿Qué ventajas me ofrece?

¿Quieres saber si tu empresa es rentable o qué áreas o servicios de tu negocio aportan más rentabilidad? Entonces tienes que conocer los cuadros de mando. Te contamos qué es un cuadro de mando, cómo se utiliza y qué ventajas aporta.

Conocer a fondo tu empresa te ayudará a tomar decisiones estratégicas más acertadas, basadas en información real y actualizada, de manera que puedas adelantarte a tus competidores y ampliar tu cuota de mercado.

¿Qué es un cuadro de mando?

El cuadro de mando se puede definir como un conjunto de indicadores que aportan información inteligente sobre la situación de tu negocio en un momento determinado.

El cuadro de mandos suele estar compuesto por KPIs o indicadores clave de rendimiento y por una representación gráfica de la situación. El objetivo es el que cuadro de mandos funcione aplicando la información actualizada en cada momento.

Aunque inicialmente el cuadro de mandos se utilizaba en el área financiera de las empresas, en la actualidad se habla de cuadro de mando integral puesto que se refiere a toda la empresa y, además, gracias a la transformación digital, es una herramienta que pueden utilizar todas las empresas con independencia de su tamaño.

¿Qué beneficios aporta un cuadro de mando?

En general, un cuadro de mandos aporta ventajas a las empresas como las siguientes:

• Te permitirá visualizar la situación del negocio de forma sencilla.
• Podrás planificar tus estrategias empresariales a corto y medio plazo.
• Las decisiones se podrán tomar en base a datos correctos y de manera más rápida.
• Reducirás los riesgos porque conocerás más a fondo la situación de tu empresa en cada momento.
• La comunicación entre departamentos será mejor porque se compartirá información.
• Los objetivos generales de la empresa y de cada departamento estarán alineados.

¿Qué pasos se pueden seguir para diseñar un cuadro de mando?

Si quieres definir un cuadro de mando que sea efectivo, deberás diseñarlo siguiendo unos pasos que pueden ser los siguientes:

• Elige los KPIs que quieres utilizar y la forma en la que se van a actualizar. Los KPIs (Key Performance Indicator) son métricas que se usan para conocer datos como la productividad o la eficiencia de una empresa y para compararlos con los objetivos que te hayas marcado. Para que un KPI sea efectivo debe ser SMART, es decir:
  • Specific (específico): debe medir una sola cosa y no ser ambiguo.
  • Measurable (medible): el objetivo que se quiere medir con el KPI debe ser alcanzable y medible.
  • Relevant (relevante). El KPI debe aportar un valor.
  • Time framed (acotado en el tiempo). Se deberá definir cuándo se empieza y cuándo se termina de medir.

No es lo mismo elegir KPIs para una tienda online que para un despacho de abogados, en cada caso se tendrán que medir aspectos distintos.

• Selecciona y configura las herramientas para crear el cuadro de mando. Existen multitud de opciones en el mercado, pero es fundamental elegir una que sea escalable y que se adapte a tu negocio. También puedes tener la opción de contratar una consultoría o asesoría de empresas que te ayude con la elaboración del cuadro.

¿Qué es un cuadro de mando integral?

Entre los cuadros de mando uno de los más extendidos es el llamado cuadro de mando integral que fue creado por Robert Kaplan y David Norton y presentado por primera vez en la revista Harvard Business de 1992.

El cuadro de mando integral propone el análisis de las empresas desde cuatro puntos de vista:

• Desarrollo y aprendizaje (Learning and Growth). ¿Es posible seguir mejorando y aportando valor? El análisis de los datos de la empresa nos ayuda a aprender de lo que estamos haciendo bien y modificar lo que se puede mejorar.
• Negocio interno (Internal Business). ¿En qué debemos sobresalir? Puede que los procesos de la empresa se puedan mejorar para aportar mayor satisfacción al cliente.
• Cliente (Customer). ¿Cómo nos ven los clientes? Desde esta perspectiva se debe analizar si se cumplen las expectativas de los clientes y sus necesidades.
• Financiera (Financial). ¿Cómo nos vemos a los ojos de los accionistas? La perspectiva financiera se basa en la contabilidad de la empresa que muestra el pasado, ya que, por ejemplo, cuando llega una factura de un proveedor se tarda un tiempo en procesarla.

¿Qué tipos de indicadores se pueden utilizar en un cuadro de mando?

Las perspectivas que hemos visto en relación al cuadro de mando integral nos sugieren los tipos de indicadores que se podrían utilizar y que pueden ser:

• De tipo económico. Pueden ser: ahorro, gasto, desviación respecto al presupuesto etc.
• De tipo operativo. Facturas emitidas, negociaciones en curso, pedidos, contratos firmados etc.
• Relativos a los proveedores: situación, calificación o aspectos que se pueden mejorar.

Para que entiendas mejor cómo se hacen, te proponemos un ejemplo

En definitiva, se trata de saber si tu empresa sigue el camino correcto para lograr los objetivos que te has marcado.