¿Quieres evitar conflictos en tu empresa?, ¿Sabes lo que es un protocolo empresarial? Anticiparse a los problemas empresariales es una forma de garantizar la viabilidad futura de la compañía. En este post te contamos qué es el protocolo empresarial, en qué momento elaborarlo y cómo.
¿Qué es un protocolo empresarial y cómo se hace?
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El protocolo empresarial es un documento que recoge las normas que se aplican a una empresa de manera que se eviten problemas que puedan generar bloqueos o conflictos. En definitiva, es el instrumento necesario para que la empresa transmita una buena imagen.
Para realizar el protocolo empresarial es fundamental seguir una serie de pasos que son los siguientes:
- Análisis de la empresa y definición de todas las situaciones en las que se deben aplicar determinadas normas, por ejemplo, en el trato de los trabajadores con los clientes o en las comunicaciones internas o externas de la empresa.
- Formación de un grupo de trabajo. Es fundamental que los empleados colaboren en la elaboración para que el protocolo empresarial funcione.
- Implantación. Para que la implantación tenga éxito es importante que se informe y se forme a toda la compañía en las normas que establece el nuevo protocolo.
- Revisión. El protocolo se deberá revisar cada cierto tiempo para adaptarlo a la situación de la empresa de manera que no quede obsoleto.
¿Qué contenido tiene un protocolo empresarial?
Aunque el contenido del protocolo empresarial puede variar mucho de una empres a otra, en general, podrá tener el siguiente contenido:
- Organigrama de la empresa con descripción de las funciones de cada empleado.
- Elementos de la imagen corporativa (logos, colores, formas etc.).
- Normas de recepción de visitas.
- Norma de actuación en eventos.
- Indicaciones para la elaboración de correos electrónicos en casos de eventos y criterios a seguir en la atención telefónica.
- Tratamiento en relación a los clientes.
- Estilo y reglas para la comunicación interna de la empresa.
En general, el protocolo empresarial debe dar respuesta a situaciones habituales en la organización y siempre se debe recordar que no se trata de un conjunto de normas inamovibles, sino que con el paso del tiempo y la evolución de la empresa deben adaptarse.
¿Cuándo se debe diseñar un protocolo empresarial?
Es importante que tu empresa tenga unas normas a seguir en todos los aspectos que hemos destacado en el apartado anterior desde el principio, de esa forma se evitarán problemas entre los empleados o con los clientes. Por lo tanto, es uno de los primeros documentos que deberás elaborar.
Si tu compañía va a tener personal que trabaja de cara al público, es esencial que exista un protocolo empresarial antes de comenzar.
Errores más habituales en el protocolo empresarial
En el ámbito empresarial existen unas normas de protocolo que muchas veces no se respetan por error. A continuación, exponemos algunos de los errores más frecuentes:
- Falta de puntualidad. Imagina que tienes una reunión con un cliente y llegas tarde. No solo tendrás que disculparte, sino que, además, ya habrás empezado dando una mala imagen.
- Interrumpir una reunión. Es bastante habitual que una reunión de trabajo se vea interrumpida por una persona que recibe una llamada y la contesta o por una persona que esté continuamente mirando el móvil.
- Monopolizar un evento. Puede ocurrir que te inviten a un evento con otros ponentes y no dejes hablar a los demás. Recuerda que todos deben tener la oportunidad de manifestar su opinión.
- Perder el respeto en internet. Otro de los errores más comunes es contestar a mensajes en redes sociales, por ejemplo, o en otras plataformas de forma rápida y dejándonos llevar por los nervios. Para un momento, reflexiona y piensa en lo que vas a contestar.
- Hacer esperar a una visita. Si una persona te va a visitar no es adecuado que la hagas esperar y luego, además, no te disculpes. Recuerda que su tiempo es tan valioso como el tuyo.
- No responder a un cliente. Si un cliente hace una reclamación es fundamental que actúes cuanto antes, respondas y le des una solución a su problema. Si no tienes una solución rápida, contesta al cliente y mantenle informado de las acciones que estás realizando. No olvides que un cliente que tiene una mala experiencia con tu empresa podrá hacer una publicidad negativa que te perjudique.
El protocolo empresarial en la empresa familiar
En el ámbito de la empresa familiar el protocolo empresarial tiene una función esencial para el buen funcionamiento de la empresa porque la profesionaliza. Algunos de los aspectos que suele regular un protocolo familiar son los siguientes:
- La forma de gestión y administración de la empresa.
- Cómo se va a gestionar la sucesión.
- Qué requisitos se deben cumplir para acceder a determinados puestos en la empresa.
- Cómo se produce la entrada y salida de socios de la compañía.
- Qué remuneración van a recibir los familiares que participen en la empresa en función de su puesto y de la actividad que realicen.
En definitiva, en Leialta sabemos que el protocolo empresarial es la llave que permite que la empresa tenga una buena imagen frente a sus miembros y a sus clientes y, en el ámbito familiar, garantiza, además, la continuidad del negocio.
